في عالم الإدارة الرقمية الحديثة، لم يعد اعتماد التواقيع الورقية وإجراءات الموافقة التقليدية أمرًا فعالًا. ولهذا، يوفر نظام Solutions365 HR&ERP وحدة متكاملة لإدارة سير العمل والتواقيع، تتيح بناء مسارات توقيع مرنة، وتنظيم الإجراءات بشكل مركزي، مع مراقبة كاملة لجميع التحركات والقرارات.
ما هو سير العمل والتواقيع في نظام Solutions365؟
تتيح هذه الوحدة للمؤسسات تصميم مسارات سير عمل مخصصة تناسب مختلف أنواع المستندات والطلبات. يمكن إعداد توقيعات متعددة المراحل، وتحديد الأدوار بدقة لكل مرحلة، مما يسهّل الحصول على الموافقات الرسمية دون تعقيد أو تأخير.
كما أن النظام يمكّن من ربط المسارات مباشرة بالمستندات الصادرة، مع تتبع الحالة لحظيًا بدءًا من التقديم وحتى الموافقة أو الرفض.
مسارات توقيع مرنة وإجراءات مؤتمتة
تحديد الأدوار وربط المستندات
يمكن تعيين مهام الموافقة لمستخدمين مختلفين وفقًا للهيكل الإداري، مع إمكانية تحديد توقيعات إلزامية أو مشروطة. وعند اكتمال التوقيع، يُرفع المستند تلقائيًا، ويتم ربطه بملف الموظف المعني مع تحديد نوعه وتصنيفه.
الأرشفة الفورية بعد الموافقة
بمجرد اكتمال سلسلة التواقيع، يقوم النظام بأرشفة المستند في قاعدة البيانات تلقائيًا. يتم حفظ المستند ضمن السجلات المؤرشفة، لتتمكن الجهات المعنية من الرجوع إليه لاحقًا دون الحاجة إلى إجراءات يدوية إضافية.
أدوات متقدمة للرقابة والتحكم
تتبع التواقيع من مكان واحد
يوفّر النظام لوحة مراقبة مركزية تسمح بمراجعة جميع الطلبات والتواقيع المعلقة، المعتمدة، أو المرفوضة في الوقت الحقيقي. هذا التتبع يُعزّز من سرعة الاستجابة ويمنح المديرين قدرة فورية على اتخاذ القرار.
التعامل مع حالات الرفض والاعتراض
في حال تم رفض توقيع معين، يمكن توثيق أسباب الرفض، وتحويل المسار إلى جهة بديلة أو إعادة توجيهه لبدء إجراءات مراجعة جديدة. هذه الميزة تضيف مرونة عالية لسير العمل وتمنع توقف الإجراءات الإدارية.
إشعارات ذكية وامتثال دقيق
يتيح النظام تخصيص إشعارات فورية لجميع المستخدمين المعنيين بكل مرحلة من مراحل التوقيع، لتجنب أي تأخير في التنفيذ. علاوة على ذلك، فإن ميزة التحقق والمراجعة الآلية تساعد على تقليل الأخطاء البشرية، مما يرفع مستوى الدقة والامتثال.
كما يمكن ضبط الموافقات التلقائية لبعض الطلبات ذات التكلفة المنخفضة، بناءً على شروط يتم تحديدها مسبقًا في النظام.
سجل النشاط الزمني الكامل
يسجل النظام كل خطوة تتم في سياق سير العمل والتواقيع ضمن سجل زمني شامل. يتضمن هذا السجل كل تفاصيل التحركات، التعديلات، والقرارات، مما يوفر شفافية كاملة ويمنح الإدارة مرجعًا موثوقًا لتدقيق العمليات عند الحاجة.
روابط ذات صلة
📌 اقرأ أيضًا:
إدارة المستخدمين والأدوار في Solutions365 HR&ERP System: تحكم شامل وآمن
🌐 ولمعرفة المزيد عن قدرات النظام الأخرى:
Solutions365 HR&ERP System